Una docena de pasos hacía la construcción colectiva

Por: Pedro Medina 2005

Hace unas semanas, me invitaron a conducir un taller de construcción colectiva con 400 taxistas en Bogotá. Fue una experiencia especial donde logramos generar una serie de iniciativas entendiendo el valor de los taxistas en la construcción de confianza y el posicionamiento de la ciudad. Recordemos como dice Lorenzo Restrepo que "nunca hay una segunda oportunidad de hacer una buena primera impresión". En conjunto con los taxistas y el Sena, tenemos un gran objetivo a 5 años - posicionar a los taxistas colombianos como los mejores del mundo.

De esa experiencia y cientos de otras que hemos conducido, hay un aprendizaje útil para una Colombia que está luchando por reinventarse. El reto de lograr construcción colectiva en Colombia, un país que se ha caracterizado por construcción individual, es enorme. Ya, afortunadamente, hay muchos ejemplos donde hemos roto el paradigma del individualismo, del CVY (Como Voy Yo) y, a través de esas experiencias exitosas, podemos aprender.

Arrancando por el principio, por el momento de verdad donde uno engancha el espíritu de la gente, donde uno recluta, donde uno logra obtener compromiso de la gente - la primera reunión con un grupo nuevo, es importante enfocarse en lograr victorias tempranas.

Para lograr iniciar el proceso con un grupo nuevo, sugiero los siguientes doce pasos:

 

1. Convoque una reunión del grupo en una hora y lugar que ud estime sea conveniente para la mayoría. Convóquela con suficiente antelación para que todo mundo que quiera asistir se pueda programar para hacerlo. Avísele a la gente que la reunión arrancará a tiempo y terminará a tiempo. El tiempo sugerido para esta primera reunión es una hora.
2. Hágale mercadeo a la reunión. Refuerce los correos electrónicos con llamadas. Sea entusiasta en estas llamadas. Comprometa a la gente a venir. Si considera que esto agrega valor y existe la posibilidad, refuerce el mensaje con unos afiches. Refuerce el mensaje de puntualidad. Confírmeles que la reunión durará una hora.
3. Prepare el salón con antelación. Llegue mínimo 30 minutos antes. Necesitará un papelógrafo con mínimo 10 hojas, un rollo de cinta de enmascarar, 3 marcadores, unas 10 hojas y un par de esferos y unos 10 premios (pueden ser dulces de café o algo pequeño).
4. Arranque la reunión a tiempo así estén pocos. Dedíquele 20 minutos a que cada uno se ponga de pie, diga su nombre y sus objetivos con el grupo. Anote en el papelógrafo lo que la gente dice. Muéstrele a la gente que sus opiniones son importantes. Pegue la(s) hoja(s) de papelógrafo en la pared. Pida un voluntario como secretario de la reunión para que lleve el acta. Reconozca al voluntario con un premio.
5. Resuma en lo posible la visión del grupo, agrupando las ideas de la gente. El secretario puede resumir también la visión del grupo en el acta.
6. Pregunte que reglas quiere el grupo sobre:

• Puntualidad
• Distracciones (celulares, conversaciones laterales etc)
• Anote las reglas en una hoja de papelógrafo y péguelas a la pared. Proponga una multa por incumplimiento (puede ser $500 para ser donados a una fundación).
• Sea estricto con las violaciones en un principio para crear cultura.
• Ahora anuncie que quieren identificar actividades de alto impacto y baja dificultad para iniciar con victorias tempranas.

7. Si el grupo ya tiene ideas de una reunión anterior, sáltese el paso 8 y 9
8. Si el grupo es de más de 10 personas, subdivida el grupo en grupos de 5 a 10 personas cada uno. Es mejor dividirlo al azar para que la gente no quede con sus conocidos.
9. Si el grupo aún no tiene ideas, organice una tormenta de ideas de 10 minutos con las siguientes reglas:

• No se permite evaluar
• Es más importante cantidad que calidad
• Se buscan ideas breves, concisas y específicas
• Se buscan ideas totalmente descabelladas
• Se puede construir sobre las ideas de los demás
• Todas las ideas se anotan textualmente para subsecuente evaluación. Pida 2 voluntarios por grupo para que actúen de secretarios y anoten las ideas tal como la gente las dice. Refuerce la importancia de ideas breves y concisas.
• El grupo va en círculo dando una idea cada uno y un secretario anota cada una de las ideas. Si alguien esta seco, dice "paso".

10. Proponga que ahora van a filtrar las ideas para escoger las ideas consensuales. Pídale a la gente que se divorcie de la pertenencia de las ideas. Las ideas ya no son de los individuos sino del grupo.
11. Los secretarios leen las ideas y si la gente piensa que son de alto impacto (o sea que le ayudaran al grupo a lograr sus objetivos), deben alzar la mano. Los secretarios anotaran un asterisco al lado de cada idea donde todos alzaron la mano.
12. Las ideas con asterisco son las ideas consensuales. Escojan dentro de esas las 2 a 5 ideas más fáciles para comenzar. Divida cada idea en pasos de acción. Determine responsables de cada paso y fechas límite para cada acción; documente todo esto en el acta de la reunión. Pásele el acta a cada asistente máximo 24 horas después de la reunión.

 

Después de la reunión, haga seguimiento. Reconozca públicamente a aquellos que van cumpliendo los compromisos. Motive constantemente a los individuos y ayúdeles a remover bloqueos. Manténgase usted motivado. No se desanime si algunos no cumplen. Trabaje con los que quieran trabajar. Recuerde que ud está logrando construcción colectiva; la construcción colectiva es uno de los retos hacia una Colombia que si puede. Con ella, transformamos nuestra riqueza en oportunidades, empleo, conexión, inclusión y justicia. Logre victorias tempranas. Reconózcalas. El éxito genera éxito.

Cuando, en cinco años, los taxistas colombianos sean reconocidos como los mejores en el mundo, recordaremos que lo logramos gracias a la construcción colectiva.

Pedro Medina
Presidente Fundación Yo creo en Colombia