Trabaje menos, logre más

Por: Camilo Andrés Aljure Saab. Julio del 2007.

“60% del tiempo laboral dedican los colombianos realmente a trabajar. El resto se va en reuniones o en vida social en la oficina, aseguran los consultores”

Esta afirmación, tomada del diario El Tiempo en edición del primer trimestre de 2007, resalta el problema de productividad que tienen nuestras organizaciones. Un estudio internacional, realizado por la Universidad de Groningen en Holanda, clasifica a Colombia como uno de los países que más trabajan en el mundo, con la posición número 10. Y es que, aunque esta posición puede por una parte reflejar nuestra característica consagración y capacidad de trabajo, bien valorada en el exterior, también refleja, por otra parte, problemas de manejo de recursos y de cultura en nuestras organizaciones. No en vano, durante el desarrollo de un proceso de asesoría realizado para una importante firma de aseo en Colombia, logramos, junto con sus directivos, proyectar el ahorro de 657 horas hombre y de 27 millones de pesos al año a través del uso apropiado de las reuniones como herramienta de comunicación y de trabajo, aplicado en tan solo dos de sus diferentes comités corporativos.

Dados estos antecedentes, comparto con ustedes el decálogo de pautas que la experiencia, adquirida a través del diseño y la participación en diferentes escenarios corporativos y académicos, me ha llevado a definir como una guía sencilla y apropiada para incrementar la productividad personal y organizacional:

  • Nunca asiste u organice una reunión si no conoce el objetivo y el sentido de su participación.
  • Evite participar en reuniones donde su aporte o aprovechamiento, en relación con el tema, no es representativo y comuníquelo oportunamente.
  • Si el aporte que usted puede hacer en una reunión es puntual, evite participar en la totalidad de la misma y comuníquelo oportunamente.
  • Cuando usted es quien organiza, defina y comunique previamente la agenda, la hora inicial y la final y cúmplalas al desarrollarla.
  • Asista puntualmente.
  • Nunca finalice una reunión sin tener claro: qué compromisos se fijaron, quién (es) tiene (n) la responsabilidad, para cuándo se debe cumplir y cómo se medirá el resultado.
  • Elabore un acta o memoria de la reunión, difúndala a todos los participantes e interesados y hágale seguimiento.
  • Si tiene acceso a Outlook utilícelo.
  • No programe el 100% de su tiempo, deje espacio para actividades de rutina.
  • Identifique las horas en que usted es más productivo y evite, si es posible, acordar citas en esas horas.
Camilo Andrés Aljure Saab
Consultor organizacional, catedrático y estratega de comunicación